De ROI van AI berekenen op je eigen cijfers

Op onze eigen pagina staat een rekenvoorbeeld: 1.200 uur handwerk per jaar, een besparing van 68.000 euro, terugverdiend binnen drie maanden. Dat getal is illustratief, geen belofte, en het is precies bruikbaar als je het ombouwt tot een model met je eigen cijfers erin. Dit stuk is dat model.

We schreven eerder over wat AI ROI betekent en over de verborgen kosten die de meeste businesscases missen. Dit stuk zet beide kanten, kosten en opbrengst, in één rekenmodel dat je zelf invult.

Waarom benchmarks je niets vertellen

Een online zoektocht naar "AI ROI benchmark" levert getallen op die nergens over jouw bedrijf gaan. Een percentage uit een internationaal onderzoek onder duizend bedrijven zegt niets over een specifiek proces bij een specifiek bedrijf van honderdvijftig mensen in Nederland. Elke toepassing heeft een andere basis, en die basis is precies wat een benchmark wegmiddelt.

Het enige ROI-cijfer dat waarde heeft, is een cijfer dat je zelf hebt berekend op je eigen proces, met je eigen uren en je eigen tarieven.

Cijfers doorrekenen. Vul één proces tegelijk in, niet het hele bedrijf.

Het model in vijf regels

Vul deze tabel in voor één proces, niet voor je hele bedrijf tegelijk.

Ons eigen voorbeeld komt op 68.000 euro besparing in plaats van 57.600, omdat het rekent met de volledige waarde inclusief kwaliteitsverbetering, niet alleen bespaarde uren. Houd je eigen model eerst simpel: uren keer tarief. Voeg pas kwaliteitswinst toe als je die kunt onderbouwen.

De twee kostenregels die je niet mag overslaan

Regel 4 hierboven is waar de meeste businesscases te optimistisch worden. Twee kostenposten horen erin, en we schreven er al apart over.

De licentie of bouwkosten staan op de offerte. De personeelsuren voor invoering staan er meestal niet op, en we rekenden eerder voor dat die uren bij een gemiddelde implementatie in de buurt van 28.800 euro kunnen liggen bij zes mensen die twee maanden lang zes uur per week besteden. Tel beide mee, anders is je terugverdientijd een fictie.

Een volledig uitgewerkt voorbeeld

Neem een fictieve administratie-afdeling die facturen handmatig controleert. Vier mensen besteden er elk vijf uur per week aan, oftewel duizend uur per jaar bij achtenveertig werkweken. Bij 48 euro per uur is dat 48.000 euro aan handwerk.

Een tool die drie kwart van die controle automatiseert, met een mens die de uitzonderingen blijft zien, bespaart 36.000 euro per jaar. De licentie kost 500 euro per maand, 6.000 euro per jaar. De invoering kost, bij twee mensen die twee maanden lang vier uur per week besteden, 64 uur keer 48 euro is 3.072 euro. Totale kosten eerste jaar: 9.072 euro.

Terugverdientijd: 9.072 gedeeld door (36.000 gedeeld door 12) is iets meer dan drie maanden. Vanaf het tweede jaar, zonder de invoeringskosten, is de besparing 36.000 euro tegen 6.000 euro licentie, netto 30.000 euro per jaar.

Dit is een voorbeeld, geen belofte. Het laat zien hoe de vijf regels uit het model samen één getal opleveren dat je met een leverancier kunt bespreken in plaats van een gevoel.

Een rekenmachine boven papier. Een negatieve uitkomst is nuttige informatie, geen mislukking.

Drie valkuilen bij het invullen

Te optimistisch schatten van de uren. Vraag de mensen die het werk doen hoeveel tijd het echt kost, niet hoeveel tijd het volgens het proceshandboek zou moeten kosten. Die twee getallen verschillen vaak met een factor twee.

De volledige besparing meetellen, ook als het werk maar deels verdwijnt. Een tool die drie kwart van een taak overneemt, bespaart drie kwart van de uren, niet alles. Reken met wat er echt overblijft aan controlewerk.

Kwaliteitswinst meetellen zonder onderbouwing. Minder fouten, tevredener klanten, snellere levertijd, het zijn allemaal echte voordelen, maar ze zijn pas een getal als je ze kunt meten. Voeg ze pas toe aan je model als je een manier hebt om ze na te meten.

Wat een negatieve uitkomst betekent

Niet elk proces levert een positieve ROI op binnen een redelijke termijn, en dat is nuttige informatie, geen mislukking. Een proces waar weinig uren in zitten, of waar de kwaliteit nu al hoog is, levert weinig besparing op ongeacht welke tool je erop zet.

Dat is precies waarom we bij een scan beginnen met het probleem en niet met het systeem. Een rekenmodel dat op meerdere processen wordt losgelaten, wijst vanzelf naar het proces waar het wél loont, en voorkomt dat je tijd steekt in het proces dat toevallig het makkelijkst te automatiseren leek.

Een rekenmachine boven papier. Een negatieve uitkomst is nuttige informatie, geen mislukking.

Wat te doen met een leverancier die zelf een ROI-cijfer noemt

Sommige leveranciers presenteren een eigen ROI-percentage, vaak gebaseerd op hun gemiddelde klant. Vraag niet of het cijfer klopt, vraag hoe het is opgebouwd: welke uren, welk tarief, welke periode. Een leverancier die dat niet kan uitsplitsen naar de vijf regels van dit model, heeft waarschijnlijk zelf ook geen goed beeld van waar het getal vandaan komt.

Vraag ook expliciet naar de uren die bij hún klanten nodig waren voor invoering, niet alleen de licentiekosten. Dat getal ontbreekt het vaakst, en is precies de regel die de meeste businesscases te rooskleurig maakt.

Wat je met dit model doet

Vul het in voor drie processen in je bedrijf, niet voor één. Rangschik ze op terugverdientijd, niet op hoe interessant de techniek klinkt. Begin bij het proces met de kortste terugverdientijd en de meeste uren, want dat combineert de grootste besparing met het snelste bewijs.

Bewaar het ingevulde model. Na de eerste toepassing kun je de werkelijke uren en kosten ernaast leggen, en dat verschil is waardevoller dan elke benchmark: het is het bewijs van wat er bij jouw bedrijf specifiek gebeurt, en het maakt de volgende berekening nauwkeuriger.

Over deze pagina

Het rekenvoorbeeld van 1.200 uur en 68.000 euro komt van onze eigen AI Readiness Scan-pagina en is illustratief. Het gemiddelde van 48 euro arbeidskosten per uur komt uit het CBS-nieuwsbericht over loonkosten 2024. Dit is de stand van 19 augustus 2026.